. 档案收集：源头把控完整性

• 主动对接组织内部各部门（如行政、人事、业务部门），按照《档案管理规定》明确收集范围（如合同、会议纪要、人事档案、项目报告等）；

• 定期接收需归档的文件材料，核对文件的份数、页数、载体完整性（如电子文件是否有备份、声像档案是否附带文字说明）；

• 对零散、遗漏的历史档案进行征集与补全，确保档案覆盖组织核心活动。

2. 档案整理：标准化分类与编目

• 分类：根据国家或行业标准（如《归档文件整理规则》GB/T 29194-2012），结合组织实际情况制定分类体系（如按 年度 - 机构 - 问题 年度 - 项目 - 类型 等维度）；

• 排序与编号：对同一类别的档案按时间、重要性或逻辑顺序排序，编制唯一档号（如 2024 - 行政 - 001 ），确保每一份档案可精准定位；

• 编目与著录：填写档案目录（包括题名、形成时间、形成单位、档号、页数、保管期限等核心信息），并将目录录入档案管理系统，形成电子索引。

3. 档案保管：保障安全与长期留存

• 物理保管（纸质 / 实物档案）：

• 管理档案库房，控制温湿度（通常温度 14-24℃，相对湿度 45%-60%），防止档案受潮、霉变、虫蛀、鼠咬；

• 配备防火（如灭火器、烟感报警器）、防盗（如监控、门禁）、防光（如遮光窗帘）设备，定期检查库房安全；

• 对破损档案进行修复（如托裱、装订加固），对珍贵档案进行复制备份（如扫描成电子档）。

• 电子档案保管：

• 搭建或维护电子档案管理系统，确保电子档案的存储安全（如异地备份、定期校验数据完整性）；

• 遵循《电子档案管理基本术语》《电子档案长期保存需求》等标准，选择符合长期保存要求的格式（如 PDF/A、TIFF），防止格式失效；

• 设置访问权限，避免电子档案被篡改、泄露或丢失。

4. 档案利用：服务需求与合规管控

• 受理内部员工或外部单位（如司法机关、审计机构）的档案查阅 / 借阅申请，审核申请的合规性（如是否符合保密规定、是否有审批流程）；

• 提供档案查询服务：通过电子索引快速定位档案，提供纸质副本（需登记）或电子档（加密传输），并记录利用情况（如利用人、用途、时间）；

• 编制档案参考资料（如大事记、专题汇编、统计台账），为组织决策、业务开展、历史研究提供支持。

5. 档案鉴定：划分保管期限与价值

• 依据《国家档案馆档案保管期限表》或组织内部规定，结合档案的内容、用途、影响力，划分 永久 长期（10-30 年） 短期（10 年以下） 保管期限；

• 定期（如每 5-10 年）对已到保管期限的档案进行价值复核，区分 继续保存 和 销毁 两类；

• 对需销毁的档案，编制《档案销毁清册》，经上级审批后，按规定程序（如双人监销、全程记录）销毁，防止涉密或有价值档案流失。

6. 档案保密：严守信息安全底线

• 识别档案中的涉密信息（如国家秘密、商业秘密、个人隐私），标注保密等级（如 绝密 机密 秘密 ），并单独保管；

• 严格执行保密制度，限制涉密档案的访问范围，禁止未经授权的复制、传播；

• 定期开展保密培训，提升自身及组织员工的档案保密意识，防范泄密风险。